OKIEM EKSPERTA: EFEKTYWNE BUDŻETOWANIE FLOTY

Budżetowanie firmowej floty to sztuka znalezienia kompromisu pomiędzy potrzebami biznesu, działu HR, dyrektora finansowego, zarządu i fleet managera. Zadaniem osoby odpowiedzialnej za zarządzanie służbowymi samochodami jest zaspokojenie oczekiwań i pogodzenie interesów wszystkich tych osób i grup. Na co zwrócić uwagę, w kontekście usprawnienia i zwiększenia efektywności budżetowania firmowej floty pojazdów, podpowiada Ilona Ochęduszko, dyrektor Departamentu Account Management w Carefleet S.A.

Warto na wstępie zaznaczyć, że sposób budżetowania floty w danej firmie determinowany jest przez bardzo wiele czynników. Możemy tu wymienić chociażby takie elementy jak profil działalności przedsiębiorstwa, sposób finansowania pojazdów służbowych, wiedza i doświadczenie fleet managera czy wielkość parku samochodowego. Oczywiście im większa flota, tym więcej działań trzeba podjąć, aby budżet mieścił się w określonych granicach. Na pewno bardzo dużym ułatwieniem dla fleet managera przy konstruowaniu budżetu – i to nie tylko w dużych firmach, ale również przedsiębiorstwach z sektora MŚP – jest wybór odpowiedniej formy finansowania samochodów służbowych. Zastanawiając się więc nad zakupem samochodów na kredyt, w leasingu czy w formie wynajmu długoterminowego, warto mieć na uwadze, że ten ostatni model jest najbardziej korzystny z punktu widzenia precyzyjnego budżetowania. Rata za wynajem jest bowiem stała i oprócz finansowania samochodu obejmuje również część serwisową, która może pokrywać wszelkie wydatki związane z naprawami samochodu, ubezpieczeniem, przechowywaniem i sezonową wyminą opon, etc. Jest to najprostsza forma budżetowania. Fleet manager ustalając TCO (Total Cost of Ownership) wypisuje sobie po prostu wszystkie usługi gwarantowane przez firmę CFM, do których dodaje koszty paliwa, płynów eksploatacyjnych oraz ewentualnie zakłada pewną kwotę na nieprzewidziane wydatki.

Doświadczenie pokazuje, że przewidywanie kosztów napraw serwisowych często nastręcza fleet managerom wiele trudności.  Firmy CFM oferują rozliczanie napraw mechanicznych w dwóch wariantach – po kosztach rzeczywistych lub w formie zryczałtowanej. Wybór odpowiedniego modelu zależy tak naprawdę od doświadczeń danej firmy związanych z dotychczasową eksploatacją floty, jednak z punktu widzenia budżetowania korzystniejsza jest obsługa serwisowa rozliczna ryczałtowo. W związku z tym, że umowa uwzględniająca ryczałtowe rozliczenie kosztów napraw podpisywana jest na konkretny okres, przebieg i z góry określoną stawkę, firma CFM nie może klienta zafakturować na wyższą ani na niższą kwotę niż ustalona. Dzięki temu fleet manager może bardzo precyzyjnie przewidzieć wydatki na część serwisową. To jest właśnie ogromny plus finansowania samochodów w formie wynajmu długoterminowego. Warto również zauważyć, że fleet manager, który bardzo dobrze zna sposób użytkowania firmowej floty, jest również w stanie bardzo precyzyjnie przewidzieć, jakie faktycznie koszty pojawią się w związku z naprawami pojazdów.

Biorąc pod uwagę budżetowanie flot finansowanych w formie wynajmu długoterminowego warto także zwrócić uwagę na kwestię przebiegu pojazdów służbowych. Umowy najmu określają bowiem maksymalną liczbę kilometrów, jakie auto może pokonać w trakcie trwania kontraktu fleet managerowie często pytają, co się stanie w sytuacji, kiedy liczba ta zostanie przekroczona? W tym miejscu należy zaznaczyć, że budżety flotowe tworzone są zazwyczaj w cyklach rocznych, natomiast średni czas użytkowania samochodów finansowanych w formie wynajmu długoterminowego waha się w granicach od 2 do 4 lat. W Carefleet gwarantujemy Klientom możliwość modyfikacji umów w trakcie ich trwania, m.in. właśnie pod kątem przebiegu. Oznacza to, że mniej więcej po 12 miesiącach trwania kontraktu możemy oszacować, jaka jest rzeczywista liczba kilometrów, które to auto pokonuje w trakcie roku i ewentualnie zmienić parametry umowy. W przypadku firm, które nie oferują możliwości renegocjacji umowy najmu, rzeczywiście warto uwzględnić koszty nadprogramowego przebiegu w kolejnych budżetach.